Política de denuncia de irregularidades

1. Introducción

En Daikin nos comprometemos a llevar a cabo nuestra actividad empresarial de forma transparente. Nos esforzamos por cumplir plenamente la legislación allí donde operamos. En todo el Grupo Daikin Europe¹, los empleados se rigen por el Código de Ética Corporativa del Grupo, que promueve una conducta adecuada y tiene como objetivo garantizar que no se produzcan actividades ilegales en el lugar de trabajo. Los principios de nuestra ética empresarial son los mismos en todos los países y sectores en los que operamos. Puede consultar nuestra Ética Empresarial en nuestro sitio de Internet, www.daikin.eu.

Animamos a todo el mundo a plantear sus dudas o problemas y a denunciar (sospechas de) comportamientos poco éticos o ilegales en nuestras prácticas empresariales. El Grupo Daikin Europe garantiza que los informes presentados se tratarán con total confidencialidad.

En esta política le explicamos cómo puede presentar una denuncia y cómo llevamos a cabo nuestras investigaciones a raíz de una denuncia presentada. También explicamos la protección que se ofrece a quien presenta una denuncia.

2. ¿Quién puede presentar una denuncia?

Cualquiera puede denunciar una conducta indebida presunta u observada en el Grupo Daikin Europe: empleados, así como partes interesadas externas, como contratistas, consultores, proveedores de servicios, agentes, clientes, etc.

3. ¿Dónde puedo presentar una denuncia?

Existen varias formas de denunciar. Puede elegir el canal con el que se sienta más cómodo.

• Puede dirigirse a su persona de contacto en Daikin.
• Puede presentar una denuncia a través de la línea directa de denuncia de irregularidades, disponible 24 horas al día, 7 días a la semana. La línea directa acepta denuncias a través de un formulario en línea o por teléfono, siempre en su idioma de preferencia. Puede acceder a la línea directa a través del siguiente enlace: http://daikineurope.ethicspoint.com.

Para presentar una denuncia, acceda al enlace y vaya a la sección "Presentar una denuncia".

• Seleccione su país e indique el método que prefiere para denunciar: formulario en línea o por teléfono. Si elige el teléfono, aparecerá el número de teléfono específico de su país.
• En todos los casos, recibirá un nombre de usuario y una contraseña. Las preguntas y la comunicación se compartirán con usted a través de la plataforma. Puede volver a visitar la plataforma en cualquier momento y subir documentos o formular más preguntas.
• En algunos países disponemos de un canal de información específico, disponible en el sitio web de la entidad local².

4. ¿Puedo denunciar de forma anónima?

Esta opción está disponible, aunque en algunos países puede no ser legalmente posible³. Puede notificar incidentes de forma anónima, aunque en algunos países puede que esto no esté permitido. Le pediremos que nos facilite suficientes detalles e información objetiva para que podamos investigar la denuncia con eficacia.

5. ¿Qué tipo de incidentes puedo notificar?

Usted puede notificar cualquier tipo de incidente que desee poner en nuestro conocimiento, pero esta política tiene como objetivo recibir denuncias sobre infracciones o sospechas de infracciones de la ética corporativa del Grupo Daikin Europe, o de la ley. Estas infracciones pueden ser, por ejemplo, una vulneración de los derechos humanos, una violación de la legislación sobre competencia, un delito penal o causar daños al medio ambiente.

6. ¿Estoy protegido cuando denuncio un incidente?

Daikin se compromete a protegerle de cualquier perjuicio, incluso si tras una investigación resulta que no ha habido infracción. No toleramos ningún tipo de represalia (despido, denegación de ascenso, suspensión...) contra las personas que denuncien de buena fe, con motivos razonables para creer que se ha producido una infracción.

Sin embargo, si comunica o divulga públicamente información falsa a sabiendas, puede enfrentarse a una sanción. También puede enfrentarse a reclamaciones de indemnización por daños y perjuicios derivados de una denuncia falsa o de la divulgación pública de información falsa.

7. Cómo garantizamos la confidencialidad.

Daikin trata de forma confidencial todas las denuncias, su contenido, la identidad de la persona informante y de otras personas implicadas. Utilizaremos su denuncia para llevar a cabo una investigación y para aplicar cualquier medida relacionada con el resultado.

Podemos revelar información sobre hechos o problemas en el marco de una acción legal u otro procedimiento que inicie una autoridad. También podemos revelar información si decidimos que la infracción debe denunciarse a las autoridades y/o que presentaremos una queja oficial. También podemos revelar el contenido de la denuncia a la dirección y/o a nuestros asesores externos.

8. ¿Qué ocurre después de presentar una denuncia?

Nos tomamos todas las denuncias en serio y las tratamos con la debida atención.

El Comité de Auditoría del Grupo Daikin Europe o, cuando así lo exija la ley, un representante local, es responsable de investigar las denuncias recibidas. El Comité de Auditoría / representante local tomará las siguientes medidas tras recibir una denuncia:

• En un plazo de 7 días, el Comité de Auditoría envía un acuse de recibo al denunciante.
• A continuación, el Comité de Auditoría decide si la denuncia es admisible o no. En caso de que el informe no sea admisible, por quedar fuera del ámbito de aplicación de esta Política, el Comité de Auditoría informa al denunciante.
• Si la denuncia es admisible, el Comité de Auditoría lleva a cabo una investigación.
  • El Comité de Auditoría puede solicitar la asistencia de otras entidades, como filiales o departamentos empresariales.
  • El Comité de Auditoría podrá entrevistar a empleados y/o terceros que pudieran tener conocimiento del incidente denunciado.
  • El Comité de Auditoría revisará los documentos relacionados con el incidente notificado.

• Una vez concluida la investigación, el Comité de Auditoría decidirá sobre el asunto.
  • Si se confirma el problema, el Comité de Auditoría tomará las medidas oportunas para resolver las irregularidades detectadas.
  • Si no se confirma el incidente identificado, se desestimará el asunto.

• El Comité de Auditoría informa al denunciante en un plazo de 3 meses sobre el resultado.

El Comité de Auditoría respeta plenamente los derechos de defensa de cualquier persona implicada en una investigación. Estas personas recibirán información sobre los hechos o problemas y serán escuchadas.

Una infracción de la ética empresarial puede dar lugar a una medida disciplinaria o al despido. Si la infracción la comete un tercero, podemos rescindir la relación contractual con dicho tercero o con su empleador.

9. Cómo cumplimos la legislación sobre protección de datos.

La tramitación de denuncias implica el tratamiento de datos personales. Dependiendo del incidente, el Grupo Daikin Europe puede recopilar datos como nombres, información de contacto, cargos, registros de acceso al sistema y detalles relacionados con el incidente.

Conservaremos sus datos personales mientras dure la investigación. Podemos conservarlos durante algún tiempo después, en función de nuestra evaluación de riesgos y de los requisitos legales, pero nunca más tiempo del permitido por la legislación aplicable. Para tipos de datos específicos (por ejemplo, registros de acceso), pueden aplicarse periodos de conservación más cortos. Podemos conservar los datos durante períodos más largos por un interés legítimo, como posibles litigios futuros o investigaciones reglamentarias, pero lo haremos de acuerdo con los principios de minimización de datos y sus derechos.

Tenga en cuenta que tiene derecho a:

• Acceder a sus datos personales y recibir una copia.
• Rectificar datos personales inexactos o incompletos.
• Borrar sus datos personales en determinadas circunstancias.
• Restringir el tratamiento de sus datos personales.
• Oponerse al tratamiento de sus datos personales sobre la base de intereses legítimos.
• Obtener sus datos personales en formato portátil.
• Presentar una queja ante la Autoridad de Protección de Datos del país donde se haya denunciado el incidente.

Para obtener explicaciones detalladas y ejercer sus derechos, póngase en contacto con los Coordinadores de Protección de Datos en dpc@daikineurope.com.

Para más información sobre nuestras prácticas de protección de datos, consulte nuestra Política de Protección de Datos⁴.

10. Procedimiento de denuncia y protección en la Unión Europea

En la Unión Europea, las leyes de los Estados miembros y la llamada Directiva de la UE⁵ ofrecen protección a las personas que denuncian (presuntas) infracciones de la ley ("denuncia de irregularidades").

Las condiciones para disfrutar de dicha protección son las siguientes. Familiarícese con los requisitos específicos de la legislación aplicable:

• Debe haber tenido motivos razonables para creer que la información era cierta en el momento de la denuncia y que dicha información entraba dentro del ámbito de aplicación de la ley;
• Informó interna o externamente o hizo una revelación pública de acuerdo con la ley.

Denuncias internas significa que ha utilizado uno de los canales de información del Grupo Daikin Europe. Le animamos a que los utilice en primer lugar.

Informar externamente significa presentar una denuncia a las autoridades competentes del Estado miembro de la UE. Estas autoridades competentes figuran en el anexo 1. Puede utilizar el canal de denuncia externo después de haber denunciado a través del canal interno del Grupo Daikin Europe y que este canal interno no haya funcionado correctamente.

Hacer una divulgación pública significa que usted informa directamente al público a través de, por ejemplo, una plataforma en línea o medios sociales o a los medios de comunicación. Al hacer pública una información, debe gozar de protección si

• informó por primera vez interna y externamente, pero la infracción sigue sin abordarse o no se tomaron medidas apropiadas, o
• tiene motivos razonables para creer que existe un peligro inminente o manifiesto para el interés público o, en el caso de denuncias externas, existe riesgo de represalias.

No todos los asuntos que entran en el ámbito de la ética empresarial son denuncias. Las denominamos "cuestiones éticas". La protección que ofrece la ley a una persona que plantea una cuestión deontológica no es la misma cuando se denuncia una irregularidad. No obstante, el Grupo Daikin Europe tratará los asuntos éticos denunciados de la misma manera: la orientación y los procesos de esta Política se aplican a todas las denuncias que recibimos, independientemente de si se trata de una denuncia o de un asunto ético.

11. Preguntas

Si tiene alguna pregunta, puede ponerse en contacto con C. Vyncke, Director y Jefe de Asuntos Jurídicos de Daikin Europe N.V.

Correo electrónico: vyncke.c@daikineurope.com

ANEXO 1: Autoridades competentes pertinentes para recibir una denuncia externa

Austria	Oficina de denuncias externas de infracciones jurídicas de la UE en Viena
Bélgica	Defensor del Pueblo Federal Vlaamse Ombudsman Defensor del Pueblo de la Región de Bruselas-Capital Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Bulgaria	Comisión de Anticorrupción y Confiscación de Bienes Ilícitos
Croacia	Defensora del Pueblo de la República de Croacia
Chipre	Para identificar el canal adecuado a través del cual denunciar las irregularidades, los denunciantes pueden ponerse en contacto con el asesor jurídico local y/o la oficina del Defensor del Pueblo.
República Checa	Ministerio de Justicia, Departamento de Conflictos de Intereses y Anticorrupción
Dinamarca	Autoridad de Protección de Datos danesa
Estonia	Ministerio de Justicia, Departamento de Política Criminal de Estonia
Finlandia	Ministerio de Justicia
Francia	Defenseur des Droits
Alemania	El órgano externo de información, de conformidad con el Proyecto de Ley de Protección de los Denunciantes en la Oficina Federal de Justicia de Alemania
Grecia	Autoridad Nacional de Transparencia
Hungría	Comisario de Derechos Fundamentales
Irlanda	Garda Ombudsman, GSOC Unidad de Divulgación Protegida (PDU)
Italia	Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
Letonia	Cancillería de Estado, Punto de contacto de denunciantes de irregularidades
Lituania	Fiscalía General del Estado
Luxemburgo	Autoridad de Servicios Financieros de Luxemburgo - CSSF Comisión de Seguros de Luxemburgo - CAA Autoridad de competencia luxemburguesa Autoridad luxemburguesa de Derechos de Registro, Patrimonio e IVA - AED Inspección de Trabajo y Minas de Luxemburgo - ITM Comisión Nacional de Protección de Datos de Luxemburgo - CNPD Centro para la Igualdad de Oportunidades de Luxemburgo - CET El Mediador, en el marco de su misión de control externo de los lugares en los que se encuentran personas privadas de libertad El Defensor del menor Instituto Regulador de Luxemburgo - ILR Regulador Independiente de los Servicios de Medios Audiovisuales de Luxemburgo - ALIA Colegio de Abogados de Luxemburgo y Diekirch Colegio Notarial de Luxemburgo Consejo Médico de Luxemburgo Naturaleza y Administración Forestal - ANF Administración de la Gestión del Agua - AGE Administración de Navegación Aérea - ANA Servicio Nacional del Defensor del Consumidor Colegio de Arquitectos e Ingenieros Consultores - OAI Colegio de Censores Jurados de Cuentas de Luxemburgo - OEC Instituto de Auditores de Luxemburgo - IRE Administración luxemburguesa de impuestos directos - ACD
Malta	Malta informa externamente a una de las autoridades competentes mencionadas en la ley. Entre ellas figuran: el Comisario de Ingresos (CfR), Unidad de Análisis de Inteligencia Financiera (FIAU), Malta Autoridad de Servicios Financieros (MFSA), Comisario de Organizaciones Voluntarias (CVO), Comisión Permanente contra la Corrupción y Defensor del Pueblo.
Países Bajos	Huis voor Klokkenluiders (Países Bajos)
Polonia	el Defensor del Pueblo (aunque la ley definitiva aún no se ha aprobado: enero de 2024)
Portugal	Fiscal General
Rumanía	Ministerio de Justicia
Eslovaquia	Oficina del Primer Ministro / Departamento de Prevención de la Corrupción Oficina de Protección de Denunciantes
Eslovenia	Komisija za preprečevanje korupcije
España	Agencia valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Oficina de Prevención y Lucha contra la Corrupción de las Islas Baleares Oficina andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Suecia	Autoridad sueca del Entorno Laboral

1 El Grupo Daikin Europe está formado por Daikin Europe N.V. y Daikin Europe Coordination Center N.V., sus sucursales y filiales, así como las respectivas sucursales y filiales de dichas sucursales y filiales.

2 Véanse las páginas web de las entidades con sede en Italia.

3 Si se encuentra en la República Checa o Hungría o realiza una denuncia relacionada con estos países, debe solicitar asesoramiento antes de realizar una denuncia anónima, ya que ésta puede no estar protegida por la legislación nacional.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que denuncian infracciones del Derecho de la Unión